Websiteberichten, familieberichten en nieuwsbrieven worden verstuurd vanuit de MailPoet plugin.
Bezoekers kunnen zichzelf aanmelden en afmelden voor elk type berichtgeving.
1. Soorten berichtgeving
1.1 Websiteberichten
Aan het eind van de dag worden berichten die gedurende die dag zijn gepubliceerd per e-mail verstuurd naar de parochianen die zich daarvoor hebben aangemeld. Een parochiaan kan ook kiezen voor het ontvangen van deze berichtgeving eenmaal per week.
Het tijdstip van verzending verschilt per geloofsgemeenschap, maar varieert van 19 – 22 uur. Dit om te vookomen dat teveel berichten tegelijk moeten worden verstuurd.
1.2 Familieberichten
Een familiebericht dat wordt gepubliceerd wordt direct verstuurd naar de mensen die zich daarvoor hebben aangemeld. Het versturen kan misschien 5 minuten later zijn, maar het tijdsinterval is kort.
1.3 Nieuwsbrieven
Op basis van een template of een eerdere nieuwsbrief kan een nieuwsbrief worden gemaakt. Die kan vervolgens direct worden verstuurd, of worden geagendeerd.
1.4 Nieuwe berichtgevingen
Er kunnen nieuwe soorten berichtgeving worden toegevoegd, bijvoorbeeld inspiratieberichten gedurende de advents- of veertigdagentijd, of voor de lokale bijlage bij de ONE.
Dat kan door een nieuwe Lijst te maken en die vervolgens aan het aanmeldingsformulier toe te voegen.
1.4.1 Nieuwe lijst maken
Een nieuwe lijst maken is eenvoudig: de naam en een beschrijving van de lijst is voldoende.
De blauwe tekstballon rechtsonder opent een schermpje met een help-functie. Het kan handig zijn, maar minstens zo handig is de (Engelstalige) kennisbank van MailPoet.
1.4.2 Lijst toevoegen op Aanmeldformulier
Vervolgens moet de lijst worden toegevoegd aan het aanmeldformulier van de geloofsgemeenschap.
Om de lijst toe te voegen klik je eerst aan de linkerzijde de box met al eerder toegevoegde lijsten aan. Vervolgens kan je dan aan de rechterkant uit de dropdownbox (“selecteer een lijst”) de nieuwe lijst kiezen.
Je kunt de positie van de lijsten veranderen door met de muis naar een lijst in de rechterbox te gaan, de lijst aan te klikken en ingedrukt te houden, en dan de lijst naar de gewenste plek te slepen.
Vergeet niet de wijzigingen op te slaan.
1.4.3 Berichtgeving instellen
Voor de lijst kan een berichtgeving worden ingesteld, bijvoorbeeld een nieuwsbrief of een berichtgeving bij of na publicatie.
2. E-mails in MailPoet
MailPoet kent drie soorten e-mails.
Wij gebruiken alleen Nieuwsbrieven en Berichtnotificaties. Welkom e-mails zijn voor nieuwe gebruikers die voor de website worden opgezet.
2.1 Berichtnotificaties
Berichtnotificaties gebruiken wij voor de websiteberichten en de familieberichten.
MailPoet heeft een goede videointroductie voor berichtnotificaties.
Wij gebruiken hiervoor de “Automatisch nieuwste inhoud”.
We geven hier onder andere op of we de samenvatting of de volledige tekst van de berichten willen insluiten. Voor de websiteberichten sturen we de samenvatting, waarbij de titel steeds een link bevat naar het bericht op de website, maar voor de familieberichten sluiten we de volledige tekst in, zodat men niet naar de website hoeft om het hele bericht te lezen.
Vervolgens kiezen we wanneer en aan wie (de lijst) de berichtnotificaties moeten worden gestuurd.
2.2 Nieuwsbrieven
Met MailPoet kan je ook een nieuwsbrief maken en versturen.
De eerste stap – eenmalig – is het maken van een template.
Het is zaak om hier echt even voor te gaan zitten, want dit kan voor elke geloofsgemeenschap er anders uit zien.
Net als bij de berichtnotificaties bepaal je in het ontwerp de inhoud van de nieuwsbrief. Realiseer je dat berichten van de website al verstuurd zijn of worden via de berichtgeving. Daarom zal – als je nieuwsbrieven wilt versturen – de inhoud meer uit vaste tekst bestaan dan uit berichten.
Je zou kunnen besluiten om de digitale versie van de lokale bijlage bij de ONE als nieuwsbrief te versturen.
3. Statistieken
Het is natuurlijk prettig om te weten hoe vaak de berichten worden geopend, en welke berichten het meest worden gelezen op de website. Deze informatie is terug te vinden in de statistieken.
De betrokkenheid van de parochianen is in vergelijking met andere organisaties zeer hoog. “Geweldig” noemt MailPoet het.
Voor elke mailing wordt per bericht en per geadresseerde bijgehouden wie een bericht opent, en welke links worden aangeklikt.
4. Hou de verzendlijst schoon
Essentieel bij het versturen van e-mails is te zorgen dat e-mail in de inbox worden afgeleverd, en niet in de spambox.
Om de kans dat onze e-mails in de spambox terecht komen te minimaliseren is een aantal maatregelen geïmplementeerd.
- Bij aanmelden voor de verzendlijsten is de bevestiging van de abonnee vereist: na anmelding wordt een e-mail met een bevestigingslink naar de abonnee gestuurd, en pas na bevestiging wordt de aanmelding actief.
Een bijkomend voordeel is dat door deze bevestiging toekomstige berichten van deze afzender van de e-mail (de parochie) niet als spam zullen worden beschouwd. - Wij gebruiken de MailPoet infrastructuur voor het verzenden van de berichten.
De parochiewebsite draait op een server samen met websites van andere organisaties, en maken gebruik van hetzelfde IP-adres. Daardoor zal ons IP-adres laag scoren in de anti-spam beoordeling.
De IP-adressen van MailPoet en vergelijkbare aanbieders hebben een uitstekende anti-spam beoordeling, dat hoort nl. bij hun core-business. - Bounce-management: berichten die na een paar pogingen niet kunnen worden afgeleverd worden “gebounced”. Als de oorzaak is dat de mailbox vol is, dan wordt dat gezien als een “soft-bounce”. “Hard-bounced” e-mailadressen – de e-mailadressen bestaan niet meer – worden automatisch van de verzendlijsten verwijderd.
- Inactive abonnees worden na verloop van tijd automatisch van de verzendlijsten verwijderd. Dit gebeurt bij e-mailadressen waarvan gedurende 6 maanden de e-mails niet zijn geopend.
Door deze maatregelen is geen verdere actie van de geloofsgemeenschappen vereist.
4.1 Berichten niet ontvangen?
Het kan gebeuren dat iemand meent dat hij een bericht niet heeft ontvangen.
In de statistieken kan je terugvinden of de e-mail naar dat e-mailadres is verstuurd. Als een bericht wel is verstuurd maar niet geopend, dan is het misschien toch in de spambox terecht gekomen.