E-mail accounts

Het is belangrijk dat e-mails die worden verzonden ten behoeve van werkzaamheden voor de parochie / geloofsgemeenschap worden verstuurd vanuit een e-mail account van de parochie / geloofsgemeenschap. Een zgn. functionele e-mail account.

De redenen hiervoor zijn:

• Het houdt e-mails gescheiden van de privé e-mails.
• De overdracht bij opvolging is eenvoudig.

Onderscheid dient te worden gemaakt tussen individuele e-mail accounts – zoals penningmeester, secretaris – en groepsaccounts – zoals locatieraad, secretariaat –.

Functionele individuele accounts

Met een functionele e-mail account kan worden gewerkt vanuit elk mail programma op de computer, tablet of smartphone zoals Outlook, Apple Mail etc, en vanuit webmail, via een internet browser.

Het kan ook worden gecombineerd: beide manieren van werken kunnen naast elkaar bestaan.

Werken vanuit een mail programma (Outlook, Mail etc)

Hiervoor moet het e-mail account worden opgezet in het mail programma, met de volgende instellingen:

Betreft het een e-mail account van het domein van de geloofsgemeenschap, dan moeten deze instellingen bij de e-mail hosting provider worden opgevraagd.

Met deze instellingen wordt op het eigen apparaat een volledige kopie van de mail account bijgehouden, inclusief de onderliggende mappen. E-mails die worden verwijderd in het mail programma worden ook verwijderd op de server.

Werken vanuit webmail

De e-mail account kan ook worden bereikt via https://webmail.stjandedoper-vechtenvenen.nl.

Ook hier geldt: e-mails die hier worden verstuurd verschijnen ook in de map Verzonden in het mail programma, berichten die hier worden verwijderd worden ook verwijderd in het mail programma.

Functionele groepsaccounts

Voor e-mail accounts die met een groep worden gedeeld, bijvoorbeeld het secretariaat, de locatieraad, de pastoraatgroep, geldt hetzelfde als voor een individueel account. Ieder lid kan het account in het eigen mail programma toevoegen en van daaruit e-mails ontvangen en versturen.

Er zijn ook een paar bijzonderheden:

• Omdat het mail programma een exacte weergave is van de mailbox op de server, zal elke verstuurde e-mail in elk mail programma in de map Verzonden worden gerepliceerd, en zal elk verwijderd bericht uit elk mail programma worden verwijderd.
  Elk lid heeft dus steeds dezelfde inhoud van de mailbox!
• Een bericht dat is gelezen door één lid is voor iedereen gemarkeerd als gelezen. Een lid kan dus niet werken vanuit de ongelezen berichten, maar zal zich moeten realiseren welk bericht hij/zij als laatste heeft gelezen.