Tijdens de Corona-pandemie mocht slechts met een beperkt aantal gelovigen ter plaatse worden gevierd. Deelnemers dienden zich vooraf aan te melden. Dat gebeurde vaak telefonisch of door een formulier achter in de kerk voor de volgende week.
Het is ook mogelijk dit via de website te doen.
Gelukkig lijkt de corona-pandemie over haar hoogtepunt heen en worden weer meer mensen tot de vieringen toegelaten. Maar zolang het nog niet volledig is vrij gegeven is aanmelden nodig.
Vergelijkbaar met het aanmelden voor een viering is het ook mogelijk om aanmelding voor een evenement als een concert via de website te laten plaatsvinden.
1. De instellingen van de Reserveringen
De reserveringen zijn zodanig ingesteld dat een reservering via de website automatisch wordt goedgekeurd zolang het past binnen aantal nog beschikbare plaatsen. Het werkt dus volgens “wie het eerst komt, het eerste maalt”.
De beheerder die het evenement heeft aangemaakt ontvangt van elke reservering een bevestingsmail.
Kan er ook op een andere wijze worden gereserveerd, bijvoorbeeld telefonisch, dan is het belangrijk dat degene die de telefonische reservering ontvangt dit in de website vastlegt.
2. Aanmelden voor een Viering
Vieringen zijn wekelijks terugkerende evenementen. Je kunt ze één voor één opzetten, maar je kunt ook een terugkerend evenement opzetten.
Als het de bedoeling is om alleen aanmelding mogelijk te maken, en geen specifieke informatie over de individuele viering nodig is – zoals soort viering, voorganger, acoliet, lector etc. – dan is een terugkerend evenement de aangewezen manier.
Ook als elke viering eigen informatie zal bevatten, dan nog is het verstandig om te beginnen met een terugkerend evenement. Want dan wordt éénmalig begintijd en aantal beschikbare plaatsen opgegeven, en kan je daarna de individuele evenementen aanpassen.
2.1 Aanmaken Terugkerend Evenement
Evenementen zijn vergelijkbaar met gewone berichten, met daarnaast diverse extra kenmerken (attributen). Net zoals bij een bericht kan je de tekst opgeven.
Het is raadzaam om dat in tabelvorm te doen, zodat alles netjes onder elkaar verschijnt. Het is daarna voor de individuele vieringen een kwestie van het invullen van de ontbrekende cellen.
De dag en het tijdstip van de viering, en de periode waarvoor de evenementen worden aangemaakt.
De locatie waar de vieringen plaats zullen vinden.
Momenteel zijn de kerkgebouwen als locaties opgezet. Sndere locaties zoals bijgebouwen of delen van de kerk kunnen als locatie worden toegevoegd via de Locaties toevoegen functie.
Bij de reserveringen / registratie opties kunnen het aantal beschikbare plaatsen en het maximum aantal plaatsen per boeking worden opgegeven.
Om onduidelijke reden is het verstandig dit zowel voor de ticket als voor de evenement opties in te voeren.
Na publicatie is te zien dat in het overzicht van de Evenementen elke viering apart wordt vermeld.
2.2 Aanpassen Individueel Evenement
Elke viering kan nu apart worden aangepast.
Boven in het scherm staat een waarschuwing en de mogelijkheid om een individuele viering los te koppelen. Dat is verstandig als elke viering eigen informatie gaat bevatten. Is dat niet het geval, en worden de evenementen alleen voor registratie / aanmelding gebruikt, dan is het beter om de koppeling te handhaven. Mocht later bijvoorbeeld de begintijd van de vieringen veranderen, of het aantal beschikbare plaatsen, dan kan dat in één keer voor alle gekoppelde toekomstige vieringen worden aangepast.
Is het nodig de individuele viering aan te passen, dan is loskoppeling dus verstandig.
3. Reserveringen / Registraties
3.1 Bekijken van de registraties
Registraties kunnen op verschillende manieren worden gemonitord. Meest voor de hand lijkt de Reserveringen functie.
Nadeel van deze functie is dat de geloofsgemeenschap of de locatie niet wordt getoond.
Daarom is een betere ingang via het overzicht van de evenementen.
Daar staat bij elk evenement het aantal gereserveerde plaatsen met een link.
Het is ook mogelijk op de reserveringen beheer pagina te komen vanuit het beheerdersscherm van het evenement. Daar staan rechts de reserveringsstatistieken, met een link naar deze reserveringen beheer pagina.
Aanmeldingen worden automatisch goedgekeurd., maar kunnen indien nodig hier worden bewerkt.
3.2 Verwijderen van de registraties
In tijden van de Corona pandemie dienen de registraties voor het faciliteren bij een besmetting van het contactonderzoek door de GGD. Deze persoonlijke contact gegevens moeten 2 weken worden bewaard, en daarna worden vernietigd.
Dit doe je door het evenement te verwijderen: naar de prullenbak verplaatsen, en daarna de prullenbak leegmaken.
Let op: Het verwijderen van individuele registraties vanuit de reserveringen beheer pagina is niet verstandig, want het leidt tot het versturen van e-mails naar de betreffende parochianen.
4. Vieringen invoegen in de pagina Agenda en Vieringen
Vieringen worden getoond via de shortcode [events_list limit=”4″ location=”<location id>“], waarbij het <location id> terug te vinden is in het overzicht van de locaties. Zo worden steeds de 4 komende evenementen getoond voor die locatie.
Als die shortcode er eenmaal staat is er verder geen omkijken meer naar.
5. Een ander evenement aanmaken
Ook andere evenementen dan vieringen waarvoor registraties of reserveringen gewenst is kunnen worden aangemaakt.
Als dit een individueel evenement is, of een serie evenementen waavoor men zich eenmalig hoeft aan te melden, dan kan dit via een enkel evenement.
Alleen als registratie voor elke bijeekomst nodig is, is het startpunt het terugkerende evenement.
Let op: Evenementen waarvoor een entreeprijs wordt gevraagd, daarvoor is het niet geschikt. Er is nog geen koppeling met een betaalsysteem (Mollie), terwijl aanmeldingen wel automatisch worden goedgekeurd. Dit zou dan veranderd moeten worden in handmatige goedkeuring door de beheerder, maar dat geldt dan gelijk voor alle evenementen.